Pourquoi utiliser une contrathèque est utile pour toute l'entreprise ?

On ne crée pas l’entreprise de demain avec les outils d’hier.*

Si vous vivez en région parisienne, vous avez probablement du voir cette campagne publicitaire ponctuer votre parcours en Juillet 2022.

De la même manière, on ne gère pas l’entreprise d’aujourd’hui, pour atteindre les objectifs fixés pour demain avec les outils d’hier.

Loin de nous une quelconque idée de vouloir porter un jugement de valeur sur les outils, ou l’absence d’outils dédiés aux contrats au sein de votre entreprise.

Nous sommes passés par là et nous savons que, parfois, le combat peut être long avant d’obtenir gain de cause.

Nous savons que vous entendez souvent qu’une contrathèque n’est pas prioritaire et que vous pourrez facilement atteindre vos objectifs business en travaillant de la même manière

Nous savons que l’on vous dit souvent qu’une contrathèque n’est pas un projet prioritaire car il ne concerne qu’un département, le vôtre, qui ne participe qu’indirectement à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

C’est pourquoi nous vous avons concocté un article pour vous aider à démontrer pourquoi l’utilisation d’une contrathèque est utile à toute l’entreprise.

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Contrathèque : Définition

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Contrathèque provient de la contraction des mots contrats et bibliothèque.

Ce terme encore inexistant dans nos dictionnaires Larousse est pourtant bien présent dans nos quotidiens respectifs en entreprise.

Une contrathèque est une bibliothèque de contrats qui répond à deux objectifs : mutualiser les modèles de contrats et centraliser l’archivage des contrats signés par l’entreprise.

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Il s'agit d'une des composantes des logiciels de gestions des contrats aussi connus sous le terme Contract Lifecycle Managemement Software.

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🗂️ Besoins courants auxquels peut répondre une contrathèque

• Libérer du temps aux équipes juridiques et donner de l’autonomie sur la contractualisation à vos clients internes
• Réduire le temps passé en négociation pour accélérer le cycle de conversion et conquérir de nouvelles opportunités
• Centraliser et mutualiser les ressources contractuelles pour un meilleur suivi et une meilleure diffusion de l’information
• Optimiser le suivi des échéances contractuelles pour ne rater aucune opportunité ou date limite importante

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Utiliser une contrathèque permet de donner de l’autonomie pour initier la contractualisation

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"Les contrats, c’est de la paperasse juridique. De l’administratif. On confie ça au juridique en espérant que le contrat sera signé au plus vite."

Pour certaines personnes, les préjugés ont encore la vie dure lorsqu’il s’agit de contractualisation.

Pourtant, la contractualisation est l’étape la plus décisive d’un cycle de vente. Elle permet de transformer une opportunité en réalité.

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Une contractualisation initiée et un accord signé c’est :

• Un pas de plus vers l’atteinte des objectifs commerciaux de l’entreprise
• Un pas de plus vers l’atteinte des objectifs de chiffres d’affaires
• Une nouvelle mission, client à prendre en charge pour vos équipes clients
• Un pas de plus vers l’atteinte des objectifs individuels de vos commerciaux
• La possibilité pour vos équipes commerciales de se libérer du temps pour conquérir de nouveaux clients

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La contractualisation englobe donc énormément d’enjeux avec un impact direct sur le chiffre d’affaires de l’entreprise. Jusqu’ici, nous ne faisons qu’enfoncer des portes ouvertes. Il reste tout de même important de poser le cadre avant d’enchainer avec vos arguments.

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Utiliser une contrathèque permet de donner de l’autonomie pour initier la contractualisation.

• Profiter de la fenêtre de tir : Se saisir rapidement de l’opportunité
• Libérer du temps aux équipes juridiques : Elles n’interviendront que pour la relecture et l'éventuelle négociation du contrat. 
• Sécuriser la rédaction des contrats : Aucune modification inopportune possible, seuls les champs paramétrés peuvent être modifiés. 
• Faire gagner du temps dans la rédaction du contrat : Connexion avec le CRM

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Les bénéficiaires sont multiples. Cela peut concerner tant l’équipe commerciale, marketing que la Direction Générale. Tout dépendra évidemment de vos besoins.

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👋 Notre conseil : Prenez des exemples de cas concrets passés ou à venir et à les mettre en perspective vis-à-vis des différents points évoqués.
Cela vous permettra d’encrer vos arguments dans le quotidien de l’entreprise. Sollicitez vos clients internes et leurs outils pour obtenir plus de visibilité sur les statistiques qui vous intéressent (délai de conversion moyen, temps moyen de négociation, nombre d’opportunités perdues en l’absence de contrats envoyé dans les délais etc…).

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Utiliser une contrathèque permet d’avoir plus de visibilité sur vos contrats

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Négocier un contrat, le signer, l’archiver dans un tiroir, l’exécuter. Changer de bureaux, déménager. En avoir besoin, ne plus le retrouver. C’est le cercle vicieux d’une contractualisation qui repose encore sur de l’archivage papier.

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Pourtant vous comme nous savons qu’un contrat n’est pas un bout de papier qu’on signe et qu’on range au fond d’un tiroir pour ne plus jamais l’exploiter.

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Un contrat n’est rien d’autre que les règles du jeu de la relation que vous entretenez avec votre cocontractant. Cette relation est faite d’obligations, de droits, d’échéances, de paliers. Des faits contractuels loin d’être statiques et que vous pouvez suivre de manière plus fiable grâce à une contrathèque appropriée.

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Archiver numériquement ses contrats de manière ingénieuse par une classification cohérente avec votre organisation est une première étape. En revanche, cela ne règlera pas l’aspect statique et inexploitable des informations stratégiques de vos contrats.

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Utiliser une contrathèque permet de donner plus de visibilité sur vos contrats.

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• Effectuer des recherches efficaces : Se saisir rapidement de la masse d’informations qui constituent votre stock contractuel pour en extraire les informations qui peuvent vous aider à résoudre une situation ou prendre une décision.

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• Meilleur diffusion de l’information : Les collaborateurs habilités pourront retrouver les informations qui les intéressent ou qui leur permettront de réaliser leurs missions en quelques clics, sans vous solliciter.

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• Répondre à des impératifs de contrôles par un régulateur : Si vous évoluez dans un secteur d’activité réglementé, l’autorité régulatrice peut vous demander la transmission d’informations données de manière régulièrement (Ex : ACPR, reporting prudentiel bancaire).

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• Aide à la négociation de vos contrats : Permettra de faciliter le travail d’analyse contractuel mené par vos équipes. A-t-on réellement besoin de passer du temps à négocier sur cette clause ? Quels ont été les antécédents sur les deux dernières années ? etc, etc…

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👋 Notre conseil : Scanner et archiver votre stock de contrats existant, c’est bien. Le faire en rendant vos documents exploitables, c’est mieux ! Si vous disposez d’un stock de plusieurs dizaine voire centaine de milliers de contrats, le scan manuel n’est clairement pas une option viable. Optez pour une reprise de l’existant de masse en utilisant la technologie OCR qui vous permettra d’exploiter les données de vos contrats.

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Utiliser une contrathèque permet un meilleur suivi de vos contrats

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Un contrat n’est rien d’autre que les règles du jeu de la relation que vous entretenez avec votre cocontractant. Cette relation est faite d’obligations, de droits, d’échéances, de paliers. Des faits contractuels loin d’être statiques et que vous pouvez suivre de manière plus fiable grâce à une contrathèque appropriée.

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Une contrathèque bien ficelée offrira un suivi fiable à toutes les parties prenantes de la contractualisation en fonction de leurs périmètre. Au contraire, un mauvais suivi des contrats est, sans surprise, générateur de risques financiers pour l’entreprise.

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• Une meilleure exécution : En gardant une vue sur les échéances sur les obligations liées à l’objet du contrat et les pénalités de retard associées

• Une meilleure gestion de la trésorerie : En automatisant la facturation et les relances en utilisant les dates d’échéances de paiement de vos contrats comme éléments déclencheurs

• Une meilleure gestion des prestations, des équipements et des licences : En évitant les contrats de prestations de services, d’équipements ou de licences renouvelés automatiquement alors même qu’ils ne sont pas utilisés par vos collaborateurs.

• Une meilleure rétention : En permettant à vos équipes commerciales ou chargés de clientèle de mieux accompagner la fin ou le renouvellement d’un contrat

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Ce sont les métadonnées renseignées manuellement ou automatiquement qui vous permettront de réaliser ce suivi. Elles peuvent faire l’objet de rappels ou d’actions automatisées.

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Par exemple, à la survenance de l’échéance de paiement, votre contrathèque connectée à votre logiciel de facturation fera parvenir une facture à votre client de manière automatisée.

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Par exemple, 3 mois avant la date de fin ou la date de renouvellement tacite du contrat, votre contrathèque connectée enverra une notification à l’équipe commerciale en charge de ce compte pour l’informer de l’échéance à venir.

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👋 Notre conseil : Votre entreprise a forcément un ou plusieurs antécédents contractuels qu’ils ne voudraient plus voir se reproduire. Renseignez vous à ce sujet, décortiquer le fil de ces dossiers et faites en une étude de cas. Cela vous permettra d’encrer vos arguments dans du concret et, qui plus est, un ou plusieurs événements qui auraient pu être évités.

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Utiliser une contrathèque permet un meilleur suivi de vos contrats

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Un contrat n’est rien d’autre que les règles du jeu de la relation que vous entretenez avec votre cocontractant. Cette relation est faite d’obligations, de droits, d’échéances, de paliers. Des faits contractuels loin d’être statiques et que vous pouvez suivre de manière plus fiable grâce à une contrathèque appropriée.

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Une contrathèque bien ficelée offrira un suivi fiable à toutes les parties prenantes de la contractualisation en fonction de leurs périmètre. Au contraire, un mauvais suivi des contrats est, sans surprise, générateur de risques financiers pour l’entreprise.

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• Une meilleure exécution : En gardant une vue sur les échéances sur les obligations liées à l’objet du contrat et les pénalités de retard associées

• Une meilleure gestion de la trésorerie : En automatisant la facturation et les relances en utilisant les dates d’échéances de paiement de vos contrats comme éléments déclencheurs

• Une meilleure gestion des prestations, des équipements et des licences : En évitant les contrats de prestations de services, d’équipements ou de licences renouvelés automatiquement alors même qu’ils ne sont pas utilisés par vos collaborateurs.

• Une meilleure rétention : En permettant à vos équipes commerciales ou chargés de clientèle de mieux accompagner la fin ou le renouvellement d’un contrat

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Ce sont les métadonnées renseignées manuellement ou automatiquement qui vous permettront de réaliser ce suivi. Elles peuvent faire l’objet de rappels ou d’actions automatisées.

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• Par exemple, à la survenance de l’échéance de paiement, votre contrathèque connectée à votre logiciel de facturation fera parvenir une facture à votre client de manière automatisée.

• Par exemple, 3 mois avant la date de fin ou la date de renouvellement tacite du contrat, votre contrathèque connectée enverra une notification à l’équipe commerciale en charge de ce compte pour l’informer de l’échéance à venir.

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👋 Notre conseil : Votre entreprise a forcément un ou plusieurs antécédents contractuels qu’ils ne voudraient plus voir se reproduire. Renseignez vous à ce sujet, décortiquer le fil de ces dossiers et faites en une étude de cas. Cela vous permettra d’encrer vos arguments dans du concret et, qui plus est, un ou plusieurs événements qui auraient pu être évités.

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