Legal Operations : Définition

Faire toujours plus avec toujours moins. C’est l’injonction faite à nos Directions Juridiques depuis plusieurs années. Chercher l'optimum entre résultat obtenu et les ressources allouées.

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Et pour cause, le scope de la Direction Juridique s’est élargi : compliance, RSE, protection des données, éthique ou encore une inattendue crise sanitaire. En revanche, le volume d’embauche n’est pas toujours corrélé au volume de travail ajouté. Il y a donc une nécessité de se réorganiser notamment en rationnalisant l’existant.

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Qu’est-ce que les Legal Operations ? Quel est le rôle du Legal Ops en Direction Juridique ? Quel type de profil exerce cette fonction ?

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Une définition pratico-pratique pour mettre des mots sur des missions que vous exercez peut être déjà, sans le savoir.

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Legal Operations : Qu’est-ce que c’est ?

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Les Legal Operations (en français opérations juridiques) sont un ensemble de tâches, de process, d’organisations et d’activités qui vont permettre à la Direction Juridique de délivrer une offre de services efficiente et adaptée aux besoins de ses clients internes.

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Le terme “Legal Ops” désigne également les professionnels qui aident les Directions Juridiques à se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour le business. Au travers de l’amélioration constante des process, des outils digitaux et de l’allocation des ressources, les Legal Ops permettent aux départements juridiques de renforcer (ou parfois de gagner) leur place au sein de la stratégie de l’entreprise.

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Concrètement, voici quelques unes des missions qui peuvent être menées à bien par les Legal Operations :

• Co-construction de la stratégie opérationnelle du département juridique
• Legal Knowledge Management
• Contract Lifecycle Management
• Commnication interne et externe
• Legaltech
• Gestion des process et outils
• Ressources Humaines
• Formation continue
• Gestion de projets juridiques
• Conduite du changement
• Gestion de la donnée
• Gestion budgétaire

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Pour mener à bien ce chantier qui peut s’avérer titanesque, deux options :

1. La première option consiste à attribuer la mission à l’un des juristes en poste, en plus de son scope initial.
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   Il lui ai demandé de mettre en place une “bibliothèque de contrats”, de “ranger” le réseau informatique sur lequel sont stockées les données de la Direction Juridique, d’optimiser les ressources documentaires.
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2. La deuxième option sera celle de la création d’une fonction dédiée, celle de Legal Ops.

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💡Bon à savoir : On appelle ça aussi les “Performance Manager” ou “Leader Performance” dans certaines entreprises.

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Histoire et évolution des Legal Operations

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L'objectif des Legal Operations a changé au cours des dix dernières années.

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Auparavant, l'accent était mis sur la gestion des risques et la réduction des coûts des conseils externes.

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Aujourd'hui, la fonction Legal Operations est un partenaire intégré à la Direction juridique, et va lui permettre de délivrer une offre de services efficiente et adaptée aux besoins de ses clients internes. Au-delà de la gestion des risques et de la réduction des coûts.

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Les équipes Legal Operations voient le jour en France dans les années 2019/2020 et principalement au sein des entreprises du CAC40.

La fonction se développe au préalable dans ces typologies d’entreprise car elles disposent souvent d’un budget plus généreux et d’un effectif souvent plus important.

On a vu récemment émerger la création de tels postes au sein des scale-up, startups en hypercroissance, comme par exemple chez Doctolib, Blablacar, Qonto ou Ornikar.

L’objectif ? Poser les les fondations organisationnelles, processuelles et digitales le plus vite possible pour éviter d’accumuler de la dette organisationnelle qui sera très compliquée à rattraper au fur et à mesure que l’entreprise croît.

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Quel est le profil du Legal Ops ?

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Le Legal Ops est le bras droit du Directeur Juridique.

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Il connait les enjeux métiers de leur Direction Juridique sur le bout des doigts, et d’ailleurs ce sont souvent des anciens juristes de la société avec un fort tropisme pour les process qui briguent ce poste.

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Ils ont une grande connaissance du milieu legaltech et savent effectuer des diagnostics d’organisation et d’efficacité opérationnelle pour trouver les solutions numériques adaptées aux problématiques rencontrées.

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Les Legal Ops ont aussi des compétences dans des domaines autres que juridiques comme la finance, la gestion de projet, le marketing et la communication, l’analyse de données ou encore la formation continue.

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En bref, pour comprendre le profil du legal ops : ce sont de supers “juristes”, qui sont plus passionnés par l’organisation et par le pilotage que par le juridique pur au quotidien. Même si certains gardent une double casquette.

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🚩 Remarque : Chez Calame par exemple, nous avons évolué en Direction Juridique avant de devenir Legal Ops. Cette expérience facilite notre compréhension des enjeux, des irritants et des points de frustration de la Direction Juridique. 

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Quel est le rôle du Legal Ops ?

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Les Legal Ops, ou Legal Operations Managers sont les Chefs d’orchestre de la Direction Juridique. Tandis que la stratégie proprement juridique est assurée par le Directeur ou la Directrice juridique, le Legal Ops doit s’assurer de la stratégie opérationnelle pour permettre la bonne mise en exécution de la stratégie juridique. Le Legal Ops coconstruit notamment la stratégie organisationnelle et de digitalisation du département avec le Directeur ou la Directrice juridique.

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C’est un travail d’équipe  : les Legal Ops travaillent sur l’organisation, la rationalisation, le pilotage et  la coordination des projets stratégiques et transverses. Ils ont pour objectif l’amélioration de la performance, de la qualité et de l’efficacité de la Direction Juridique.

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On le dit souvent chez Calame - The Legal Ops Company, ”lorsque les Legal Ops font bien leur boulot, c’est fluide et ça ne se voit pas”.

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En revanche, rien n’empêche de le faire savoir et cela fait même partie de leurs missions.

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Au quotidien, le Legal Ops est la personne en charge des projets transverses de la Direction Juridique.  Les Legal Operations Managers et leur équipe, s’ils en disposent, ne touchent pas au fond des dossiers. Il est tout de même recommandé d’avoir un profil juridique pour une compréhension intrinsèque des problématiques et des enjeux.

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“Ok mais concrètement, que fait un Legal Operations Officer?”

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Si vous êtes Legal Ops ou intéressé par ces sujets, on vous a sûrement posé cette question des dizaines et des dizaines de fois.

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Rien de mieux qu’une explication par l’exemple pour plus de concret 👇

Ces exemples ne sont pas exhaustifs et le périmètre des Legal Operations d’une entreprise à une autre sera forcément différent. Cela ne veut pas dire que l’une ou l’autre des équipes ne les pratiquent pas de la bonne manière, c’est uniquement le reflet de ce que, très concrètement, les missions Legal Operations mises en oeuvre dépendent des objectifs et des spécificités de l’entreprise dans laquelle vous évoluez.

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🚩 Ils définissent, ils rédigent et assurent la cohérence des process de saisine et d’affectation des dossiers par exemple.

Objectif : Diminuer le délai de traitement des sollicitations clients internes.

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🚩 Ils standardisent des documents internes ou contractuels

Objectif : Libérer du temps aux équipes juridiques et donner de l’autonomie aux clients internes.

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🚩 Ils suivent aussi finement les risques auxquels sont exposés la Direction Juridique ainsi que les enjeux de compliance de façon globale.
Objectif : Avoir une visibilité complète pour réduire les risques encourus par l’entreprise

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🚩Ils synthétisent les reportings pour aider le Directeur ou la Directrice Juridique à piloter sa Direction Juridique et produire les chiffres pertinents devant le COMEX.
Objectif : Piloter l’activité de la Direction Juridique et démontrer la valeur ajoutée de la fonction à travers des indicateurs fiables

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🚩Ils assurent le décloisonnement et la diffusion de la culture juridique en interne en s’assurant de la bonne gestion des connaissances et d’assurer la communication interne de la Direction Juridique par exemple.

Objectif : Centraliser et mutualiser les ressources pour une meilleure diffusion de la culture juridique.

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🚩Ils peuvent également avoir en charge la gestion des Ressources Humaines de la Direction Juridique. De même des sujets d’inclusion, de diversité et de RSE.

Objectifs : Eviter le turnover dans l’équipe. Retenir les meilleurs talents. Promouvoir les talents. Gérer les mobilités internes.

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🚩Ils sont chargés de la digitalisation de la Direction Juridique et de la conduite du changement qui l’accompagne.
Objectif : Aboutir à des workflows transverses 100% digitalisés dans un souci d’efficience Business (Commercial <> Juridique <> Comptable <> Métier - par exemple)

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Vous l’aurez compris, les Legal Operations anticipent les challenges avant même qu’ils ne présentent. Ils accompagnent la stratégie globale de l’entreprise en s’assurant que la stratégie de la Direction Juridique y est bien alignée !