3 exemples d'usage du Legal Design en Direction Juridique

Vous êtes en plein dans la réalisation d’un projet legal design ? Vous êtes curieux d’en savoir plus sur les cas d’usages de cette méthode et souhaitait voir comment le legal design est appliqué chez vos pairs à travers des exemples ?

Vous êtes sur la bonne voie. La première phase de recherche utilisateur et d’exploration consiste à interroger méthodiquement vos clients internes sur leurs besoins et également d’aller explorer ce qu’il se fait dans un domaine similaire ou extérieur pour répondre aux besoins exprimés.

On vous emmène avec nous découvrir trois exemples concrets d'usage du legal design.

À vos notes !

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Pourquoi l’exploration vous mènera sur la bonne voie

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Que vous soyez un fan ou pas, vous avez probablement déjà regardé un épisode de  House ou Cold Case.

Prenez n’importe laquelle de ces deux séries. Une affaire, un patient est soumis aux équipes puisque personne ne parvient ou n’est parvenu à trouver la solution.

Les équipes menées par Lily Rush (Cold Case) et Grégory House (Dr. House) se réunissent devant un tableau blanc et explorent les pistes qui ont mené à tel crime ou à telle maladie. Ils explorent. Antécédents, habitudes, casiers, entourage, problématiques etc, etc…

C’est cette phase d’exploration qui leur permet de structurer leur travail et de trouver la solution au problème : le type de maladie pour mieux soigner le patient, une série de pistes pour retrouver le suspect et élucider l’affaire.

Grégory House, Lily Rush, vous, nous, des designers, marketeux, scientifiques, commerciaux : nous commençons tous par explorer au lieu de nous lancer tête baissée vers la dernière étape.

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🚩 Pour en savoir plus sur le legal design : Comprendre le mouvement du legal design

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Le Legal Design appliqué aux contrats

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La gestion des contrats est l’un des processus les plus importants au sein de l’entreprise, si ce n’est le plus important. Sans contrat, pas de formalisation d’accord, de commandes et donc pas de chiffre d’affaires.

En fonction de la structure de votre entreprise (PME/Cotée/Scale-up), votre domaine d’activité et la réglementation régissant votre secteur d’activité, vos enjeux contractuels seront forcément différents.

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ℹ️ Voici, de manière globale et généralisée, une liste non exhaustive des besoins les plus courants en matière de gestion des contrats.

• Libérer du temps aux équipes juridiques et donner de l’autonomie sur la contractualisation
• Réduire le temps passé en négociation pour accélérer le cycle de conversion
• Centraliser et mutualiser les ressources contractuelles
• Optimiser le suivi des échéances contractuelles
• Piloter l’activité contractuelle avec des indicateurs fiables

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Selon Stefania Passera, voici les problématiques rencontrés par les acteurs de la contractualisation.

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💭 Rédacteurs du contrat :

• Nos clients internes ne lisent pas et/ou ne comprennent pas nos contrats.
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• Nos clients internes ne connaissent pas les points clés du contrat.
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• Nos clients internes/cocontractants font une mauvaise interprétation du contrat et font des erreurs lorsqu’il s’agit de l’implémenter - ce qui conduit à des réclamations et litiges sur le contrat.
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• Les collaborateurs posent régulièrement les mêmes questions au département juridique.
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• Les équipes métier ne sont pas engagés dans la rédaction des éléments purement métier du contrat. Chacun transmet les informations qui lui semblent importantes, à sa manière.

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💭 Lecteurs du contrat :

• Le contrat est trop long, je ne pourrai le lire qu’en diagonale.
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• J’ai besoin de réponses rapides à mes questions.
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• Je ne sais pas où retrouver l’information dont j’ai besoin pour une problématique contractuelle x, y ou z.
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• Je retrouve rarement les informations dont j’ai besoin, et si je les trouvent, j’ai souvent du mal à comprendre la solution.
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• Je ne comprends pas lesquelles de ces dispositions s'appliquent à mon cas.
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• Les contrats sont probablement écrits par des juristes pour des juristes de toute façon, alors pourquoi devrais-je les lire ? Il ne m'est pas adressé.
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• Les négociations contractuelles durent beaucoup trop longtemps et mettent en péril la signature de l’accord.

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‍Voici un exemple d'usage du Legal Design appliqué aux contrats : Amurabi x Renault

Libérer 2,5h par semaine aux juristes et donner de l’autonomie aux commerciaux.

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"Notre processus contractuel a créé une certaine fierté qui a lancé une dynamique de transformation et de digitalisation par le legal design au sein de Renault. Nous avons gagné 2,5 par juriste par semaine."

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Impulsion donnée par : Direction Juridique

Utilisateurs bénéficiaires : Commerciaux

Besoin : Les équipes commerciales itinérantes concluent des contrats importants mais ne sont pas autonomes pour mener une négociation de A à Z ce qui les conduit régulièrement à solliciter la Direction Juridique en dernière minute. ”Les commerciaux appelaient la Direction Juridique depuis leurs voitures, quelques minutes avant les négociations en demandant quels arguments sonnaient juridiques - ne sachant pas quelles clauses devaient être négociées et quel était le processus à suivre.” Amurabi

Méthode :

• Atelier immersif pour comprendre leur quotidien, leurs points de frictions, leurs challenges.
• Focus sur leur perception du juridique, leurs pratiques en matières de négociations
• Recherche des informations juridiques dont ils ont besoin pour se sentir apte à 100% apte à l’idée de mener une négociation commerciale ?

Résultat :

• Modification du PDF statique en page web responsive (Desktop, Mobile, Tablette), plus adapté à leurs habitudes de travail (en voiture)
• Une vue globale à travers la première page pour permettre aux commerciaux de trouver des points de repère en fonction de leur situation
• Chaque étape est associée à des informations spécifiques répondant aux besoins exprimés lors de phase d’immersion/recherche utilisateur
• Les informations sont courtes, synthétiques, claires et interactives pour répondre à leurs questions avec réactivité

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🚩 Découvrez le cas d'usage dans son intégralité : Amurabi x Renault

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‍Vous rencontrez une des problématiques contractuelles citées plus haut ?

‍Vous n’êtes pas seul(e). Expliquez nous votre problématique, vos enjeux, parlons-en !

C’est souvent lorsqu’on confronte nos challenges à un œil extérieur que nous parvenons à trouver des solutions, de manière collaborative.

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Le Legal Design appliqué à la Conformité (Loi Sapin II)

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Se mettre en conformité avec la loi Sapin II, le Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) ou encore avec la dernière recommandation de l’ACPR vis-à-vis des établissements de paiement et prestataires de services peuvent se révéler être des projets tentaculaires.

Une multiplicité de points de contact, plusieurs parties prenantes au sein de l’entreprise, devoir chambouler certains process établis entrés dans les habitudes des collaborateurs et surtout des enjeux d’ordre financiers et réputationnels non négligeables.

Prenons l’exemple de la loi Sapin II, elle repose sur 8 fondamentaux

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Comment établir un code de conduite anticorruption grâce au Legal Design ? 

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Challenge : Personne ne lit et ne consulte les bibles de process d’une centaine de pages…Formaliser et documenter les process, les opérations courantes ou exceptionnelles d’une entreprise en évitant l’effet “Bible de 400 pages” que personne ne consulte.

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Solution :

1. Intégrer des extraits du code de conduite dans les environnements de travail appropriés
2. Les docs de process ne sont pas forcément des documents Word et PDF et peuvent faire l’objet de campagnes d’emailing ou encore de rappel automatisé déclenché par la survenance d’un événement lié.

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Exemple 1 : Vos collaborateurs utilisent un outil de knowledge management pour toutes leurs production, ou collaborent sur Google Suite, Microsoft Teams ou un CRM. Il peut être utile d'intégrer les extraits de code de conduite sur l'outil qu'ils utilisent toute la journée. 

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Exemple 2 : La participation à un appel d’offres déclenche l’envoi d’une campagne d’emailing sur les Do & Don’t de ce type d’opérations.

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Comment établir un dispositif de lancement d’alerte grâce au Legal Design ? 

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Challenge : Les collaborateurs ont peur des représailles malgré les mesures de protection prévues par la loi et préfèrent partager le secret uniquement avec leur entourage professionnel proche et familial (collègues proches, N+1, famille).

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Solution : La loi du 21 mars 2022 autorise, désormais, les alertes anonymes (Code monétaire et financier - Art. L. 634-2. )

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Exemple : Mettre en place et communiquer en interne sur la mise en place d’un dispositif de lancement d’alerte anonyme. Une communication conjoncturelle suite à la mise en place du dispositif. Des communications structurelles à la fréquence qui semble la plus appropriée à votre structure.

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Comment évaluer régulièrement sur les pratiques managériales éthiques grâce au Legal Design ? 

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Challenge : "Je n’ai pas le temps pour ce genre d’évaluations."

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Solution :

Mener des évaluations asynchrones. Mettre en place un rdv en présentiel uniquement si nécessaire.

Préparer et structurer vos grilles d’évaluations et personnalisez-les en fonction des opérations traitées par chacun des collaborateurs tous les semestres.

Poser des questions sur les sujets qui vous semblent suspects de manière asynchrone, en vidéo, audio, écrit. Imposer un format de réponse si nécessaire. Quel que soit le format, il devra vous permettre de tracer la réalisation de cette évaluation.

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Exemple : Vous pouvez utilisez des outils d’enregistrement vidéos destinés à la communication asynchrone (Loom, VideoAsk) ou une uniquement demander un enregistrement à chacun de vos collaborateurs.

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Comment élaborer une cartographie des risques grâce au Legal Design ? 

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Challenge : Après un contrôle de l’Agence Française Anticorruption, il vous est reproché d’avoir identifié un risque qui s'est réalisé dans votre cartographie. Il vous est reproché de n’avoir mené aucune action pour prévenir sa survenance.

Solution : Une fois votre cartographie posée, vous pouvez la rendre vivante en définissant les points de contact, les modalités de communication, les interlocuteurs et la fréquence qui permettra de prévenir la survenance de tels risques. Tout cela en prévoyant évidemment la traçabilité de toutes ces actions de prévention pour pouvoir le démontrer au régulateur en cas de contrôle.

Exemple : Participation à un appel d’offres déclenche l’envoi d’une campagne d’emailing sur les Dos & Don’ts de ce type d’opérations en matière d’éthique et de corruption.

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‍Vous rencontrez une des problématiques contractuelles citées plus haut ?

‍Vous n’êtes pas seul(e). Expliquez nous votre problématique, vos enjeux, parlons-en !

C’est souvent lorsqu’on confronte nos challenges à un œil extérieur que nous parvenons à trouver des solutions, de manière collaborative.

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Le Legal Design appliqué aux politiques de confidentialités

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Les documents juridiques ne devraient pas être écrits par des juristes pour des juristes. Les documents juridiques se doivent d’être utiles vu les enjeux qu’ils englobent. Ils doivent être engageants et pensés pour être utilisés à bon escients par les personnes qu’ils concernent, non pas leurs juristes ou leurs avocats.

L’UE partage cet avis et l’a matérialisé depuis 2018 dans le Règlement Européen sur la Protection des Données : L’information relative au traitement des données personnelles doit être transmise “de façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples”.

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Recommandations de la CNIL :

• La CNIL recommande l’emploi de termes plus clairs pour le grand public
• CNIL : Comment informer les personnes et assurer la transparence ?

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Le Legal Design intégrant notamment le langage clair, adopter cette méthode sera le meilleur moyen de vous mettre en conformité avec le RGPD pour informer de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples.

La politique de confidentialité et les mentions obligatoires sont deux bons exemples.

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“Personne ne lit la politique de confidentialité, tout le monde accepte les mentions sans les lire de toute façon…”

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Oui, mais non. Le grand public est de plus en plus sensibilisé aux enjeux liés à leurs données personnelles. Travailler sur sa politique de confidentialité et sur les mentions obligatoires sur un funnel de vente peut impacter directement le chiffre d’affaires et l’image de certaines entreprises.

Si vous évoluez au sein d’une entreprise de type plateforme digitale, il est essentiel de travailler main dans la main avec vos équipes marketing ou produit pour mesurer l’impact de votre politique de confidentialité actuelle sur votre taux de souscription / inscription.

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Juro x Stefania Passera

Building a privacy policy people actually want to read.

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“We are fortunate to work every day with forward-looking legal teams. Designing a human-centric privacy policy is one very practical and concrete way these teams can build a better legal organisation. Worst case, you comply with your regulatory obligations; best case you help build a world class legal organisation.” Juro

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Impulsion donnée par : Juro

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Utilisateurs bénéficiaires : Utilisateurs de Juro

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Besoin : Les politiques de confidentialité contiennent généralement de nombreux détails, mais les utilisateurs veulent comprendre quels sont les points essentiels et ce qu'ils signifient pour eux. Répondre à ce besoin par un mur de texte fonctionne rarement.

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Méthode :

• Etape 1 : Identification de la problématique
• Etape 2 : Transformation de leur manière de concevoir ce type de documents
• Etape 3 : Choix du modèle de conception
• Etape 4 : Tests utilisateurs
• Etape 5 : Itérations

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Résultat :

• Vue globale sur les informations essentielles.
• Possibilité de cliquer sur la politique complète pour en savoir plus.
• Layer approach : Transmission de l'information par petits blocs faciles à lire et à appréhender plutôt que de noyer l’utilisateur par une masse d’informations sur plusieurs pages.

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🚩 Découvrez le retour d'expérience de Richard Mabey dans son intégralité : Building a privacy policy people actually want to read

🚩 Legal Design et ROI : Quels indicateurs et comment mesurer la valeur ajoutée du Legal Design ? 

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